ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

PROHLÁŠENÍ SPRÁVCE

Společenstvo půlčíků, z. s. (IČO 249 82 636, se sídlem Skácelova 2158, 250 82 Úvaly, zapsané ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. L 82008) („spolek“) prohlašuje, že jako správce vašich osobních údajů splňuje veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o zpracování osobních údajů a GDPR, a tedy, že:

• - zpracovává vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
• - plní dle článku 13 GDPR informační povinnost a umožní vám a bude vás podporovat v uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o zpracování osobních údajů a GDPR.

ROZSAH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje o vás zaznamenáváme jen tehdy, když nám je poskytnete z vlastní vůle, například v rámci přihlášky za člena spolku, přihlášení na tábor či kurz, přihlášení k odběru newsletteru, nebo v souvislosti s výkonem funkce ve spolku. Zpracováváme osobní údaje, které nám svěříte sami, a to z těchto důvodů:

• • vedení členské evidence: osobní údaje členů spolku v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa, e-mail, telefon, údaje o dosažené kvalifikaci a absolvovaných kurzech a čestné prohlášení o bezúhonnosti zpracováváme na základě oprávněného zájmu spolku, spočívajícího ve vedení členské evidence, organizačním zajištění činnosti spolku a ochraně dětí a mládeže, se kterými spolek pracuje;
• • poskytování služeb, plnění smlouvy: osobní údaje účastníků našich táborů a kurzů, resp. jejich zákonných zástupců, v rozsahu e-mail, jméno, příjmení, telefon, adresa, datum narození, rodné číslo, zdravotní stav, alergie a jiná zdravotní omezení, záliby a další údaje, které nám sdělíte, nezbytně potřebujeme k realizaci tábora či kurzu. Zdravotní stav a další údaje o zdraví zpracováváme jako zvláštní kategorii osobních údajů (čl. 9 GDPR) na základě výslovného souhlasu zákonného zástupce účastníka, nikoli jen z titulu plnění smlouvy;
• • vedení účetnictví: vaše osobní údaje (fakturační a platební údaje) potřebujeme, abychom vyhověli zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci účetních a daňových dokladů;
• • marketing, zasílání newsletterů: vaše osobní údaje (e-mail a jméno) využíváme za účelem informování o činnosti spolku a zasílání pozvánek na akce. Jste-li členem spolku nebo se se svým dítětem účastníte našich akcí, děláme tak z oprávněného zájmu, a to po dobu 5 let od poslední účasti na akci spolku. Pokud členem ani účastníkem nejste, zasíláme vám newslettery jen na základě vašeho souhlasu, resp. přihlášení k odběru, dokud souhlas neodvoláte. V obou případech můžete odběr kdykoli ukončit prostřednictvím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu;
• • foto/video/audio dokumentace: vaše fotografie z akcí spolku a audio/video záznam vaší osoby zpracováváme na základě vašeho souhlasu, abychom je mohli poskytnout vám a ostatním účastníkům jako vzpomínku, případně také pro propagační účely spolku.

Vaše osobní údaje si ponecháváme po dobu trvání členství či účasti na činnosti spolku a dále po dobu běhu promlčecích lhůt příslušných práv, při jejichž realizaci by bylo třeba tyto údaje využít, pokud zákon nestanoví delší dobu k jejich uchování nebo jsme v konkrétních případech neuvedli jinak, či jste nám neposkytli souhlas na delší dobu.

BEZPEČNOST

Spolek přijímá technická a organizační bezpečnostní opatření, aby chránil u něj vedené údaje proti manipulaci, ztrátě, zničení a zásahu nepovolaných osob. Naše bezpečnostní opatření se s vývojem technologií průběžně zlepšují a zahrnují zejména řízené přístupy a šifrování dat. Naši členové, dobrovolníci a spolupracovníci jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM OSOBÁM

K vašim osobním údajům mají přístup členové a spolupracovníci spolku, kteří je potřebují k výkonu své funkce nebo činnosti pro spolek. Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které spolek nedokáže zajistit vlastními silami, využívá služeb a aplikací zpracovatelů, kteří umí data ochránit a na dané zpracování se specializují, zejména poskytovatelů cloudových služeb Google a Airtable, ve kterých spolek vede členskou evidenci a další agendu. Je možné, že se spolek v budoucnu rozhodne využít další aplikace či zpracovatele pro usnadnění a zkvalitnění zpracování; i v takovém případě bude na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe. Předání osobních údajů státním orgánům a úřadům následuje jen v rámci závazných právních předpisů. Zpracování osobních údajů je prováděno primárně na území EU. Někteří naši dodavatelé mohou zpracovávat osobní údaje v USA. K předávání dochází na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně ze dne 10. července 2023 (tzv. EU-U.S. Data Privacy Framework). Naši partneři v USA jsou v tomto rámci certifikováni, což zaručuje, že s vašimi údaji bude nakládáno v souladu s evropskými standardy ochrany dat.

VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některé z těchto práv využít, kontaktujte nás prosím prostřednictvím e-mailu: sr@spolecenstvopulciku.cz. Máte právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů. Díky právu na přístup nás můžete kdykoli vyzvat a my vám ve lhůtě 30 dní doložíme, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a proč. Pokud se u vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuální či neúplné, máte právo na jejich doplnění a změnu.

Právo na omezení zpracování: toto právo můžete využít, pokud se domníváte, že zpracováváme vaše nepřesné údaje, domníváte se, že zpracování provádíme nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat, nebo pokud jste vznesli námitku proti zpracování. Omezit můžete rozsah osobních údajů nebo účelů zpracování (např. odhlášením z newsletteru omezujete účel zpracování pro zasílání obchodních sdělení).

Právo na přenositelnost: pokud byste chtěli své osobní údaje vzít a přenést k někomu jinému, budeme postupovat stejně jako při využití práva na přístup, jen s tím rozdílem, že vám informace dodáme ve strojově čitelné podobě. K tomu potřebujeme alespoň 30 dní.

Právo na výmaz (být zapomenut): vaším dalším právem je právo na výmaz. Pokud si to budete přát, vymažeme veškeré vaše osobní údaje z našeho systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh. Na zajištění práva na výmaz potřebujeme 60 dní. V některých případech jsme vázáni zákonnou povinností, například musíme evidovat vystavené účetní doklady po lhůtu stanovenou zákonem; v takovém případě smažeme všechny osobní údaje, které nejsou vázány jinou zákonnou povinností. O dokončení výmazu vás budeme informovat e-mailem.

Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů: pokud máte pocit, že s vašimi údaji nezacházíme v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Budeme rádi, pokud nás o tomto podezření budete informovat i vy, abychom mohli případné pochybení napravit.

Odhlášení ze zasílání newsletterů: e-maily s informacemi o činnosti spolku a pozvánkami na akce vám zasíláme, jste-li členem spolku nebo účastníkem našich akcí, na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud jím nejste, posíláme vám je jen na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete odběr kdykoli ukončit stisknutím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.